Comment maîtriser les données fournisseurs pour assurer la mise à jour des données produits?

« Un marché de 8 milliards d’€ qui croit de 17%, une opportunité à saisir ». Jean Villerest, le directeur commercial de la Soprodal, et Diane Montagny au marketing, se réjouissent de leur décision de développer une gamme « Bio ». Le succès est au rendez vous et les volumes en bonne progression !

Mais petit bémol : aux achats, la recherche de fournisseurs est de plus en plus difficile à gérer. D’autant plus que la Soprodal souhaite jouer la carte du bio local. Il faut trouver une solution pour créer des référentiels fournisseurs et matières premières bio…

Les fichiers Excel ne suffisent plus !

Déjà plus de 30 producteurs quand Samia Neaux, de la Qualité, sollicite un point avec Marc Chandon, le patron du service achats :
– Nous ne pouvons plus travailler comme ça ! interpelle Samia. Plus personne ne sait ce qui est référencé ou non, impossible de retrouver les dates de validité des certificats bio… 
– Ne t’énerve pas, ils sont tous BIO je te le garantis, pas de souci ! assure Marc Chandon.
– Bio, bio, c’est vite dit ! Pour quelle activité, quelle production et quelles dates de validité, tu arrives à le savoir, toi ? Moi, non ».
Samia NEAUX sort son ordinateur et ouvre un magnifique tableau Excel. Marc CHANDON sort lui aussi son tableau Excel, conçu différemment. Même les dénominations des producteurs sont différentes : comment comparer ces 2 tableaux ? La réunion s’éternise : une heure pour défendre chacun sa logique et deux heures pour reconstituer enfin un tableau partagé.

La maîtrise des données passe par des référentiels partagés et des processus de validation formalisés par des workflows

Deux jours plus tard, appel de l’organisme certificateur : « Super, votre nouvelle référence BIO. Mais nous n’avons jamais eu la nouvelle étiquette en relecture ! » Consternation ! Depuis l’affaire des crevettes, Samia croyait les processus de validation hyper bordés. Sauf que la relecture, l’envoi et la validation des étiquettes à l’organisme certificateur Bio n’ont pas été intégrés au workflow… Constructifs, les deux Responsables font retomber la pression et cherchent à tirer les enseignements de l’incident : il devient urgent de bâtir des référentiels amont, partagés et soumis à des processus de validation via des workflows clairement définis, pour gérer le référencement des fournisseurs, des matières premières, les certificats et autres documents qualité.

Marc et Samia envoient un mail à Mably, le DSI : « Où en sommes-nous du projet PLIM de Keendoo ? La maîtrise des données amont est de plus en plus compliquée : nos fichiers Excel ne suffisent plus…

Comment bâtir des référentiels fournisseurs partagés ? 

Comment sécuriser les appros par des référencements validés via des workflows ?

Comment s’assurer que les données et certificats fournisseurs sont à jour ?